Das Summary PDF Archive bietet Ihrem Autohaus einen zentralen Ort, an dem die Summary PDFs Ihrer Termine bis zu 5 Jahre lang gespeichert werden. Außerdem hilft es Ihnen, diese Unterlagen so zu verwalten, dass Sie einen Datensatz jederzeit leicht finden und herunterladen können – zum Beispiel als Nachweis eines abgeschlossenen Check-ins, für Garantie- oder Streitfälle oder einfach für Ihre eigenen Unterlagen.
Was ist ein Summary PDF?
Ein Summary PDF wird automatisch erstellt, sobald ein Kunde einen Check-in abschließt – ob am Terminal oder per Home Check-in. Es erfasst die Details von Check-in und Check-out, einschließlich der Unterschrift des Kunden, mit der er die Arbeiten freigibt. Jedes Summary PDF wird automatisch gespeichert, sodass nach dem Termin nichts verloren geht.
Wer hat diese Funktion?
Verfügbarkeit: in allen Tjekvik-Abonnements als kostenloses Add-on enthalten – kein Terminal erforderlich.
Zugriff: Das Summary PDF Archive steht Benutzern mit Admin-Rechten in Ihrem Dashboard zur Verfügung.
Wo Sie es finden
Melden Sie sich in Ihrem Tjekvik-Dashboard an.
Öffnen Sie Allgemeine Shop-Einstellungen und dann den Tab GDPR-Konformität.
Ganz unten finden Sie den Bereich Summary PDF Archive.
Legen Sie fest, wie lange Dokumente aufbewahrt werden
Standardmäßig werden Summary PDFs 14 Tage lang gespeichert, wie in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) festgelegt. Wenn Ihr Autohaus einen längeren Zugriff benötigt – für Audits oder zur Dokumentation –, können Sie eine längere Aufbewahrungsfrist wählen:
Zwei Wochen (14 Tage) – Standard
Sechs Monate
Ein Jahr
Zwei Jahre
Fünf Jahre
Um sie zu ändern, öffnen Sie das Dropdown-Menü Aufbewahrungsfrist, wählen Sie einen Zeitraum und klicken Sie unten auf Änderungen speichern.
Bitte beachten Sie: Das Archiv wurde am 29.9.2026 eingeführt, daher stammt das älteste verfügbare Dokument vom 15.9.2026. Wenn Sie die Aufbewahrungsfrist verlängern, bleibt der 15.9.2026 weiterhin das „Startdatum“ für alle Dokumente in Ihrem Archiv.
Wichtig – bitte lesen Sie dies, bevor Sie Änderungen vornehmen.
Eine Änderung der Aufbewahrungsfrist gilt für ALLE gespeicherten Summary PDFs, nicht nur für neue. Wenn Sie die Aufbewahrungsfrist verkürzen, werden alle Dokumente, die dann außerhalb des Zeitraums liegen, bei der nächsten nächtlichen Bereinigung dauerhaft gelöscht. Jede Änderung wird zu Prüfzwecken protokolliert (wer sie wann vorgenommen hat).
So finden Sie Ihre Dokumente und laden sie herunter
Klicken Sie im Bereich Summary PDF Archive auf Zugriffslink erstellen. Dadurch wird ein sicherer Link zu Ihrem Dokumentenarchiv erzeugt.
Die Schaltfläche ändert sich anschließend in Summary PDFs anzeigen – klicken Sie darauf, um das Archiv zu öffnen. Es wird jedes Mal ein neuer, sicherer Link erstellt, sodass er nie abläuft.
Im Archiv können Sie:
nach Kennzeichen oder Arbeitsauftragsnummer suchen
Ihre Dokumente nach Jahr/Monat/Tag durchblättern
ein einzelnes Dokument oder alle Dokumente auf einmal herunterladen
So löschen Sie einzelne Summary PDFs
Falls erforderlich, können Sie einen Datensatz dauerhaft aus dem Archiv löschen. Dies erfolgt im selben Bereich.
Suchen Sie den Auftrag, den Sie dauerhaft löschen möchten, und klicken Sie wie abgebildet:
Klicken Sie dann hier, um den Datensatz dauerhaft zu löschen
Wenn Sie diese Anzeige sehen, wurde der Datensatz dauerhaft gelöscht
Unten auf der Seite finden Sie ein Protokoll der Änderungen an der Aufbewahrungsfrist sowie aller dauerhaft gelöschten Dateien.
Wer kann auf das Archiv zugreifen?
Der Zugriff auf das Summary PDF Archive ist auf Benutzer mit Admin-Rechten beschränkt. Der Zugriffslink ist geschützt und speziell Ihrem Autohaus zugeordnet, sodass Ihre Dokumente in den richtigen Händen bleiben.
Sind meine Daten sicher?
Ja. Dokumente werden sicher gespeichert und gemäß GDPR behandelt. Der Zugriff erfolgt ausschließlich über den geschützten Link, der in Ihrem Dashboard erstellt wird, und standardmäßig werden Dokumente nicht länger als nötig aufbewahrt (14 Tage), es sei denn, Sie wählen selbst einen längeren Zeitraum.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange werden meine Dokumente standardmäßig aufbewahrt? 14 Tage, wie in unserem DPA festgelegt.
Kann ich sie länger aufbewahren? Ja – Sie können bis zu fünf Jahre wählen.
Was passiert mit bestehenden Dokumenten, wenn ich die Aufbewahrungsfrist ändere? Der neue Zeitraum gilt für alle gespeicherten Dokumente. Alles, was außerhalb des neuen Zeitraums liegt, wird bei der nächsten nächtlichen Bereinigung entfernt – seien Sie daher vorsichtig, wenn Sie die Frist verkürzen.
Benötige ich dafür ein Terminal? Nein. Ein Summary PDF wird immer dann erstellt, wenn ein Check-in abgeschlossen wird – am Terminal oder per Home Check-in.
Kostet das extra? Nein – es ist in allen Tjekvik-Abonnements kostenlos enthalten.
An wen kann ich mich wenden, wenn ich Hilfe benötige? http://tjekvik.com/get-support