El Summary PDF Archive ofrece a su concesionario un único lugar donde almacenar los Summary PDF de las citas durante un máximo de 5 años. También le ayuda a gestionar estos registros de forma que resulte fácil encontrar y descargar un registro siempre que lo necesite — por ejemplo, como prueba de un check-in completado, para casos de garantía o reclamaciones, o simplemente para sus propios archivos.
¿Qué es un Summary PDF?
Un Summary PDF se crea automáticamente cada vez que un cliente completa un check-in, ya sea en el quiosco o mediante Home Check-in. Recoge los detalles del check-in y del check-out, incluida la firma del cliente que aprueba los trabajos. Cada Summary PDF se almacena automáticamente, por lo que no se pierde nada después de la cita.
¿Quién dispone de esta función?
Disponibilidad: incluida en todas las suscripciones de Tjekvik como complemento gratuito — no se necesita quiosco.
Acceso: el Summary PDF Archive está disponible para los usuarios de nivel Admin en su panel de control.
Dónde encontrarlo
Acceda a su panel de control de Tjekvik
Abra Configuración general de la tienda y, a continuación, la pestaña Cumplimiento del GDPR.
En la parte inferior, encontrará la sección Summary PDF Archive.
Elija durante cuánto tiempo se conservan los documentos
De forma predeterminada, los Summary PDF se almacenan durante 14 días, tal como se establece en nuestro Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA). Si su concesionario necesita acceder a ellos durante más tiempo — para auditorías o para el mantenimiento de registros —, puede elegir un periodo de conservación más largo:
Dos semanas (14 días) — predeterminado
Seis meses
Un año
Dos años
Cinco años
Para cambiarlo, abra el desplegable Periodo de conservación, elija un periodo y haga clic en Guardar cambios en la parte inferior.
Tenga en cuenta: el archivo se lanzó el 29/9/2026, por lo que el documento más antiguo disponible será del 15/9/2026. Si amplía el periodo de conservación, el 15/9/2026 seguirá siendo la "fecha de inicio" de todos los documentos de su archivo.
Importante — léalo antes de realizar cualquier cambio.
Un cambio en el periodo de conservación se aplica a TODOS los Summary PDF almacenados, no solo a los nuevos. Si acorta el periodo de conservación, todos los documentos que queden fuera del nuevo plazo se eliminarán de forma permanente en la siguiente limpieza nocturna. Cada cambio queda registrado (quién lo hizo y cuándo) a efectos de auditoría.
Cómo encontrar y descargar sus documentos
En la sección Summary PDF Archive, haga clic en Crear enlace de acceso. Esto genera un enlace seguro a su archivo de documentos.
A continuación, el botón cambia a Ver Summary PDF — haga clic en él para abrir el archivo. Cada vez se crea un enlace nuevo y seguro, por lo que nunca caduca.
Dentro del archivo puede:
Buscar por matrícula o número de orden de trabajo
Consultar sus documentos por año/mes/día
Descargar un único documento o todos a la vez
Cómo eliminar Summary PDF individuales
Cuando sea necesario, podrá eliminar un registro del archivo de forma permanente. Esto se hace en la misma sección.
Busque el trabajo que desea eliminar de forma permanente y haga clic como se muestra:
A continuación, haga clic aquí para eliminar el registro de forma permanente
Cuando vea esto, sabrá que el registro se ha eliminado de forma permanente
En la parte inferior de la página hay un registro de los cambios realizados en el periodo de conservación y de los archivos que se han eliminado de forma permanente.
¿Quién puede acceder al archivo?
El acceso al Summary PDF Archive está limitado a los usuarios de nivel Admin. El enlace de acceso está protegido y es específico de su concesionario, por lo que sus documentos permanecen en buenas manos.
¿Están seguros mis datos?
Sí. Los documentos se almacenan de forma segura y se gestionan de conformidad con el GDPR. Solo se puede acceder a ellos a través del enlace protegido generado desde su panel de control y, de forma predeterminada, los documentos no se conservan más tiempo del necesario (14 días), a menos que usted elija un periodo más largo.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo se conservan mis documentos de forma predeterminada? 14 días, tal como se establece en nuestro DPA.
¿Puedo conservarlos durante más tiempo? Sí — puede elegir hasta cinco años.
Si cambio el periodo de conservación, ¿qué ocurre con los documentos existentes? El nuevo periodo se aplica a todos los documentos almacenados. Todo lo que quede fuera del nuevo plazo se eliminará en la siguiente limpieza nocturna, así que tenga cuidado al acortarlo.
¿Necesito un quiosco para utilizar esta función? No. Se crea un Summary PDF cada vez que se completa un check-in, ya sea en el quiosco o mediante Home Check-in.
¿Tiene un coste adicional? No — está incluido de forma gratuita en todas las suscripciones de Tjekvik.
¿A quién puedo dirigirme si necesito ayuda? http://tjekvik.com/get-support