Le Summary PDF Archive offre à votre concession un emplacement unique pour stocker les Summary PDF de vos rendez-vous pendant 5 ans maximum. Il vous aide également à gérer ces documents de manière à retrouver et télécharger facilement un document chaque fois que vous en avez besoin — par exemple comme preuve d'un check-in effectué, pour des dossiers de garantie ou de litige, ou simplement pour vos propres archives.
Qu'est-ce qu'un Summary PDF ?
Un Summary PDF est créé automatiquement chaque fois qu'un client effectue un check-in, que ce soit sur la borne ou via le Home Check-in. Il reprend les détails du check-in et du check-out, y compris la signature du client approuvant les travaux. Chaque Summary PDF est stocké automatiquement, de sorte que rien n'est perdu après le rendez-vous.
Qui a accès à cette fonctionnalité ?
Disponibilité : incluse dans tous les abonnements Tjekvik en tant qu'option gratuite — aucune borne requise.
Accès : le Summary PDF Archive est accessible aux utilisateurs de niveau Admin dans votre tableau de bord.
Où le trouver
Connectez-vous à votre tableau de bord Tjekvik
Ouvrez Paramètres généraux de la boutique, puis l'onglet Conformité GDPR.
En bas, vous trouverez la section Summary PDF Archive.
Choisissez la durée de conservation des documents
Par défaut, les Summary PDF sont conservés pendant 14 jours, comme indiqué dans notre accord de traitement des données (DPA). Si votre concession a besoin d'un accès plus long — pour des audits ou l'archivage —, vous pouvez choisir une durée de conservation plus longue :
Deux semaines (14 jours) — par défaut
Six mois
Un an
Deux ans
Cinq ans
Pour la modifier, ouvrez la liste déroulante Durée de conservation, choisissez une durée et cliquez sur Enregistrer les modifications en bas de la page.
Remarque : l'archive a été lancée le 29/09/2026 ; le document le plus ancien disponible date donc du 15/09/2026. Si vous prolongez la durée de conservation, le 15/09/2026 restera la « date de début » de tous les documents de votre archive.
Important — à lire avant toute modification.
Une modification de la durée de conservation s'applique à TOUS les Summary PDF stockés, et pas seulement aux nouveaux. Si vous réduisez la durée de conservation, tous les documents qui se trouvent désormais hors de la période sont définitivement supprimés lors du prochain nettoyage nocturne. Chaque modification est enregistrée (qui l'a effectuée et quand) à des fins d'audit.
Comment trouver et télécharger vos documents
Dans la section Summary PDF Archive, cliquez sur Créer un lien d'accès. Un lien sécurisé vers votre archive de documents est alors généré.
Le bouton devient ensuite Afficher les Summary PDF — cliquez dessus pour ouvrir l'archive. Un nouveau lien sécurisé est créé à chaque fois, il n'expire donc jamais.
Dans l'archive, vous pouvez :
Rechercher par numéro d'immatriculation ou numéro de bon de travail
Parcourir vos documents par année/mois/jour
Télécharger un seul document ou tous les documents en une fois
Comment supprimer des Summary PDF individuels
Si nécessaire, vous pouvez supprimer définitivement un document de l'archive. Cela se fait dans la même section.
Trouvez le dossier que vous devez supprimer définitivement et cliquez comme indiqué :
Cliquez ensuite ici pour supprimer définitivement le document
Lorsque vous voyez ceci, le document a bien été supprimé définitivement
En bas de la page figure un historique des modifications apportées à la durée de conservation et des fichiers supprimés définitivement.
Qui peut accéder à l'archive ?
L'accès au Summary PDF Archive est réservé aux utilisateurs de niveau Admin. Le lien d'accès est protégé et propre à votre concession, afin que vos documents restent entre de bonnes mains.
Mes données sont-elles sécurisées ?
Oui. Les documents sont stockés de manière sécurisée et traités conformément au GDPR. L'accès se fait uniquement via le lien protégé généré depuis votre tableau de bord et, par défaut, les documents ne sont pas conservés plus longtemps que nécessaire (14 jours), sauf si vous choisissez vous-même une durée plus longue.
Questions fréquentes
Combien de temps mes documents sont-ils conservés par défaut ? 14 jours, comme prévu dans notre DPA.
Puis-je les conserver plus longtemps ? Oui — vous pouvez choisir jusqu'à cinq ans.
Si je modifie la durée de conservation, qu'advient-il des documents existants ? La nouvelle durée s'applique à tous les documents stockés. Tout ce qui se trouve hors de la nouvelle période est supprimé lors du prochain nettoyage nocturne ; soyez donc prudent lorsque vous la réduisez.
Ai-je besoin d'une borne pour utiliser cette fonctionnalité ? Non. Un Summary PDF est créé chaque fois qu'un check-in est effectué — sur la borne ou via le Home Check-in.
Y a-t-il un coût supplémentaire ? Non — c'est inclus gratuitement dans tous les abonnements Tjekvik.
Qui puis-je contacter pour obtenir de l'aide ? http://tjekvik.com/get-support