Summary PDF Archive to jedno miejsce, w którym Twój salon samochodowy może przechowywać pliki Summary PDF z wizyt przez maksymalnie 5 lat. Pomaga też zarządzać tymi dokumentami tak, aby w razie potrzeby łatwo znaleźć i pobrać dowolny z nich — na przykład jako potwierdzenie zakończonego Check-in, na potrzeby spraw gwarancyjnych lub sporów albo po prostu do własnej dokumentacji.
Czym jest Summary PDF?
Plik Summary PDF jest tworzony automatycznie za każdym razem, gdy klient zakończy Check-in — w kiosku lub przez Home Check-in. Zawiera szczegóły Check-in i Check-out, w tym podpis klienta zatwierdzający prace. Każdy plik Summary PDF jest zapisywany automatycznie, więc po wizycie nic nie ginie.
Kto ma dostęp do tej funkcji?
Dostępność: w ramach wszystkich subskrypcji Tjekvik jako bezpłatny dodatek — kiosk nie jest wymagany.
Dostęp: Summary PDF Archive jest dostępne dla użytkowników z uprawnieniami Admin w Twoim Dashboard.
Gdzie to znaleźć
Zaloguj się do Dashboard Tjekvik
Otwórz Ogólne Ustawienia Sklepu, a następnie zakładkę Zgodność z GDPR.
Na dole znajdziesz sekcję Summary PDF Archive.
Wybierz, jak długo mają być przechowywane dokumenty
Domyślnie pliki Summary PDF są przechowywane przez 14 dni, zgodnie z naszą umową powierzenia przetwarzania danych (DPA). Jeśli Twój salon potrzebuje dłuższego dostępu — na potrzeby audytów lub prowadzenia dokumentacji — możesz wybrać dłuższy okres przechowywania:
Dwa tygodnie (14 dni) — domyślnie
Sześć miesięcy
Jeden rok
Dwa lata
Pięć lat
Aby go zmienić, otwórz listę rozwijaną Okres przechowywania, wybierz okres i kliknij Zapisz zmiany na dole strony.
Uwaga: Archiwum zostało uruchomione 29.09.2026, więc najstarszy dostępny dokument będzie pochodził z 15.09.2026. Jeśli wydłużysz okres przechowywania, 15.09.2026 nadal będzie „datą początkową” dla wszystkich dokumentów w Twoim archiwum.
Ważne — przeczytaj przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian.
Zmiana okresu przechowywania dotyczy WSZYSTKICH zapisanych plików Summary PDF, a nie tylko nowych. Jeśli skrócisz okres przechowywania, wszystkie dokumenty, które znajdą się poza nowym zakresem, zostaną trwale usunięte podczas najbliższego nocnego czyszczenia. Każda zmiana jest rejestrowana (kto i kiedy jej dokonał) na potrzeby audytu.
Jak znaleźć i pobrać dokumenty
W sekcji Summary PDF Archive kliknij Utwórz link dostępu. Spowoduje to wygenerowanie bezpiecznego linku do archiwum dokumentów.
Przycisk zmieni się następnie na Wyświetl pliki Summary PDF — kliknij go, aby otworzyć archiwum. Za każdym razem tworzony jest nowy, bezpieczny link, więc nigdy nie wygasa.
W archiwum możesz:
wyszukiwać według numeru rejestracyjnego lub numeru zlecenia pracy
przeglądać dokumenty według roku/miesiąca/dnia
pobrać pojedynczy dokument lub wszystkie naraz
Jak usunąć pojedyncze pliki Summary PDF
W razie potrzeby możesz trwale usunąć rekord z archiwum. Robi się to w tej samej sekcji.
Znajdź zlecenie, które chcesz trwale usunąć, i kliknij w sposób pokazany poniżej:
Następnie kliknij tutaj, aby trwale usunąć rekord
Gdy zobaczysz ten komunikat, rekord został trwale usunięty
Na dole strony znajduje się rejestr zmian okresu przechowywania oraz wszystkich trwale usuniętych plików.
Kto ma dostęp do archiwum?
Dostęp do Summary PDF Archive mają wyłącznie użytkownicy z uprawnieniami Admin. Link dostępu jest chroniony i przypisany do Twojego salonu, dzięki czemu Twoje dokumenty pozostają we właściwych rękach.
Czy moje dane są bezpieczne?
Tak. Dokumenty są bezpiecznie przechowywane i przetwarzane zgodnie z GDPR. Dostęp jest możliwy wyłącznie przez chroniony link wygenerowany w Twoim Dashboard, a domyślnie dokumenty są przechowywane nie dłużej, niż to konieczne (14 dni), chyba że sam wybierzesz dłuższy okres.
Najczęściej zadawane pytania
Jak długo moje dokumenty są domyślnie przechowywane? 14 dni, zgodnie z naszą umową DPA.
Czy mogę przechowywać je dłużej? Tak — możesz wybrać okres do pięciu lat.
Co stanie się z istniejącymi dokumentami, jeśli zmienię okres przechowywania? Nowy okres dotyczy wszystkich zapisanych dokumentów. Wszystko, co znajdzie się poza nowym zakresem, zostanie usunięte podczas najbliższego nocnego czyszczenia, dlatego zachowaj ostrożność przy jego skracaniu.
Czy potrzebuję kiosku, aby z tego korzystać? Nie. Plik Summary PDF jest tworzony po każdym zakończonym Check-in — w kiosku lub przez Home Check-in.
Czy to kosztuje dodatkowo? Nie — funkcja jest bezpłatnie dostępna we wszystkich subskrypcjach Tjekvik.
Z kim mogę się skontaktować w sprawie pomocy? http://tjekvik.com/get-support